書く技術 伝える技術

書く技術　伝える技術

著者　倉島保美

目的

文章を書いていて、どの様にすると伝わりやすくなるのかわからなかったので、「書く技術、伝える技術」から読みやすい伝わる文章にするにはどの様にしたらいいのかを学びたいと思ったから。

書く技術　伝える技術とは

読ませない文章となるように文章やパラグラフを構成することです。読ませない文章とするには、パラグラフの構成を考えること、要約を冒頭に入れること、メンタルモデルを壊さないこと、無駄なく簡潔に書くことが重要なポイントとです。

読ませない文章

読ませない文章とは、一読して何を伝えたいのか、何を判断すべきかが分かる文章のことです。ビジネス文書の場合で上司は、文章を読んで理解や判断をする時間が限られているため、一読して何をすべきかが判断できる、何を伝えたいか分かるようにすることが大切です。

パラグラフの構成

パラグラフの内容を、各パラグラフ間を縦横で繋げると読みやすくなります。縦の繋がりとは現状ー問題ー原因ー対策ー効果のような接続となる状態で、横の繋がりとは原因1ー原因2ー原因3のようなつながりのことです。繋がりが崩れるとメモ書きのような状態となるので読みにくくなります。

要約を冒頭に入れる

パラグラフの冒頭には、そのパラグラフの要約を入れることで読みやすくなります。要約を入れる効果として、そのパラグラフを読み進めるかどうか判断できること、メンタルモデルを作れること、話がぶれない、ポイントが目立つなどが挙げられます。要約文が正しく書けていれば、各パラグラフ冒頭の要約文だけを読んでも意味が通る様になります。要約文をひとつでまとめられない場合は、パラグラフの分割を考える必要があります。

メンタルモデルを壊さない

メンタルモデルを壊さないことで論理性と伝達性が上がり伝わりやすくなります。メンタルモデルが壊ないように文頭にはすでに述べた情報を書くことで情報の繋がりができます。また、話がブレたり、論理飛躍が発生するとメンタルモデルが壊され読みにくい文章となってしまします。

無駄なく簡潔に書く

読み手の知っている情報を意識して、無駄なく簡潔に書くことで伝わりやすい文章になります。読み手のニーズを意識して必要のない情報は入れないことや、読み手の前提知識を意識して情報の取捨選択を行います。同じ意味なら短い言葉の方を選択した方がいいですし、表現はシンプルにした方が伝わりやすくなります。

感想

読ませない文章となるようにするには、パラグラフの構成が重要になることがわかりました。要約を冒頭に入れることや、メンタルモデルを壊さないこと、無駄なく簡潔に書くことなどいくつか重要なポイントがあり、これらの技術を身にられるように繰り返し練習をしていきます。

読む側にストレスがかかる文章では、読みたくない文章は読んでくれません。ビジネス文書もそうだし、小説やエッセイの類を除いた全ての文章に当てはまることで、読ませない文章にすることで伝えたいことを伝える事ができるんだと思いました。

用語の理解

メンタルモデルとは

過去の経験などに結びつく認識や解釈に関する認知モデル。こうくればこうくるでしょの様な思考。読み手のメンタルモデルを壊すということは、認識や解釈を新たにしてもらわないといけなくなるため、読み手には読みにくい文章となる。

パラグラフとは

ひとつのテーマやトピックスに対する文章のまとまりで、論理的文章を書くのに不可欠な文章の構成単位です。おおよそ7文前後とすると読みやすい文章。段落は何となくの区切りで明確な基準はなく、エッセイなどの読み物で使われる。